Aviso de prácticas de privacidad

ESTE AVISO EXPLICA CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y COMPARTIR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN. LEA ATENTAMENTE. 

Vigente desde 02/05/2024

Si necesita ayuda para traducir o entender este aviso, llame al 1-833-404-1061 (TTY: 711).

Obligaciones de las entidades cubiertas

Iowa Total Care es una compañía que ayuda a gestionar su atención médica. Iowa Total Care debe proteger su información de salud protegida (PHI) y respetar su privacidad. Este aviso explica cómo podemos usar y compartir su PHI y cuáles son sus derechos respecto a su información.

Iowa Total Care se responsabiliza de lo siguiente:

• Guardar su información de salud protegida (PHI) segura. 
• Darle este aviso y decirle cómo protegemos y usamos su información de salud.
• Seguir las reglas en este aviso.
• Informarle cuando su PHI ha sido compartida por error o no se ha guardado segura. 

Iowa Total Care cambiará este aviso cuando sea necesario. Haremos que el aviso modificado sea efectivo para su PHI y cualquier información recibida en el futuro. Iowa Total Care hará estos cambios rápido. Le daremos este aviso cada vez que haya un cambio en: 

• Cómo usamos o compartimos su PHI. 
• Sus derechos 
• Nuestras obligaciones legales 
• Otras prácticas de privacidad incluidas en este aviso. 

Pondremos a disposición cualquier aviso de cambios. 

Protecciones internas de PHI oral, escrita y electrónica

Iowa Total Care guarda su PHI a salvo. Debemos mantener su información sobre raza, etnicidad e idioma (REL), y orientación sexual e identidad de género (SOGI) segura. Tenemos procesos de privacidad y seguridad destinados a ayudar. 

Para proteger su PHI, hacemos lo siguiente:

• Capacitamos a nuestros empleados para conservar la privacidad de su información. 
• Exigimos a nuestros socios comerciales que sigan procesos de privacidad y seguridad. 
• Conservamos nuestras oficinas seguras. 
• Damos su PHI solo por razones comerciales a personas que necesiten saberlo. 
• Mantenemos su PHI segura cuando la enviamos o almacenamos electrónicamente. 
• Utilizamos herramientas para evitar que las personas incorrectas accedan a su PHI.

Usos y divulgaciones permitidos

Esta es una lista de cómo podemos usar o compartir su PHI sin su aprobación o autorización.: 

• Tratamiento.
  • Puede que la compartamos con médicos u hospitales para que le atiendan bien.
• Pagos.
  • Puede que usemos su PHI para pagar la atención que recibe.
• Actividades de atención de la salud.
  • Puede que utilicemos su PHI para mejorar nuestros servicios, atender quejas y verificar la calidad de su atención.

En nuestras actividades de atención médica, es posible que compartamos su PHI con socios contratados. Tendremos acuerdos escritos para proteger la privacidad de su PHI con estos socios. Es posible que compartamos su PHI con otra persona o agencia que debe seguir las Reglas de Privacidad federales. Deben tener una relación con usted. Incluye lo siguiente:

•    Actividades de evaluación y mejora de la calidad. 

•    Revisión de la habilidad o capacidad de los proveedores médicos. 

•    Gestión del cuidado y coordinación del cuidado. 

•    Detección o prevención del fraude y abuso médico. 

Su raza, etnia, idioma, orientación sexual e identidad de género están protegidas por los sistemas y leyes del plan de salud. Esto significa que la información que comparte es privada y segura. Solo podemos compartir esta información con proveedores de atención médica. No se compartirá con otros sin su aprobación. Usaremos esta información para ayudar a mejorar la calidad de su atención y servicios. 

Esta información nos ayuda a:

•    Comprender mejor sus necesidades médicas. 

•    Conocer su preferencia de idioma al ver a proveedores médicos. 

•    Brindar información médica que se ajuste a sus necesidades.

•    Ofrecer programas para ayudarle a gozar de la mejor salud posible. 

Esta información no se utiliza con fines de suscripción ni para tomar decisiones sobre su capacidad para obtener cobertura o servicios.

• Plan de salud grupal/patrocinador del plan.
  • Puede que compartamos su PHI con un empleador u otros grupos que le proporcionen un programa médico, si están de acuerdo con ciertos límites sobre cómo usarán o compartirán el PHI (por ejemplo, no usar el PHI para acciones o decisiones relacionadas con el empleo). 

Otras liberaciones permitidas o requeridas

• Actividades de recaudación de fondos.
  • Es posible que usemos o compartamos su PHI para actividades de recaudación de fondos (por ejemplo, recaudar dinero para una fundación benéfica u otros grupos similares para ayudar a apoyar sus actividades). Si nos comunicamos con usted para actividades de recaudación de fondos, le daremos la oportunidad de decir no o de dejar de recibir dichas solicitudes en el futuro. 
• Fines de suscripción.
  • Puede que usemos o compartamos su PHI para propósitos de evaluación de riesgos, para decidir sobre una solicitud o petición de cobertura. Sin embargo, no podemos usar ni compartir su PHI, que es información genética, en el proceso de suscripción.
• Recordatorios de citas/alternativas de tratamiento.
  • Puede que usemos o compartamos su PHI para recordarle una cita con nosotros o su médico. Puede que usemos o compartamos su PHI para informarle sobre opciones de tratamiento u otros beneficios y servicios (por ejemplo, cómo dejar de fumar o bajar de peso). 
• Según lo exigido por la ley.
  • Es posible que compartamos su información si lo requiere la ley.
• Actividades de salud pública.
  • Puede que compartamos su información para ayudar a detener la propagación de enfermedades.
• Víctimas de abuso y negligencia.
  • Si creemos que un miembro está sujeto a abuso, negligencia o violencia doméstica, es posible que compartamos su PHI con:
    • Autoridades gubernamentales locales, estatales o federales,
    • Servicios sociales, o
    • Una agencia de servicios de protección autorizada por la ley.
• Procedimientos judiciales y administrativos.
  • Es posible que compartamos su información si lo requiere la ley.
• Organismos de seguridad.
  • Puede que compartamos su PHI relevante con las autoridades policiales cuando sea necesario para responder a un delito.
• Forenses, examinadores médicos y directores de funerarias.
  • Es posible que compartamos su PHI con un forense o médico forense para ayudar a determinar la causa de muerte. Puede que también compartamos su PHI con directores de funerarias para que realicen sus funciones. 
• Donación de órganos, ojos y tejidos.
  • Puede que compartamos su PHI con grupos de obtención de órganos.Es posible que compartamos su PHI con quienes trabajan en la obtención o el trasplante de órganos, ojos y tejidos. 
• Amenazas a la salud y la seguridad.
  • Puede que usemos o compartamos su PHI si creemos, de buena fe, que el uso es necesario para prevenir o reducir una amenaza seria o inminente para la salud o seguridad de una persona o del público. 
• Funciones gubernamentales especializadas.
  • Puede que compartamos su PHI:
    • Si usted es miembro de las Fuerzas Armadas de EE. UU., o según lo requieran las autoridades del mando militar,
    • A los funcionarios federales autorizados para la seguridad nacional,
    • A las actividades de inteligencia,
    • Al Departamento de Estado para determinaciones de idoneidad médica,
    • Para la protección del Presidente, u
    • Con otras personas autorizadas según lo requiera la ley.
• Compensación laboral.
  • Es posible que compartamos su PHI para cumplir con las leyes relacionadas con la compensación de trabajadores u otros programas similares, establecidos por la ley, que proporcionan beneficios por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo sin tener en cuenta la culpa. 
• Situaciones de emergencia.
  • Puede que compartamos su PHI en una emergencia, o si está lesionado o no está presente, con un miembro de la familia, amigo, agencia autorizada de ayuda en caso de desastre, u otra persona previamente nombrada por usted.
    • Si decidimos, basándonos en nuestro criterio profesional y experiencia, que compartir es lo mejor para usted, solo compartiremos la PHI necesaria para la participación de esa persona en su cuidado. 
• Reclusos.
  • Si usted es recluso de una institución correccional o está bajo la custodia de un oficial de la ley, puede que compartamos PHI:
    • Con la institución correccional o con el oficial de cumplimiento de la ley,
    • Cuando la institución necesite proporcionarte atención médica,
    • Para proteger su salud o seguridad, 
    • Para la salud o seguridad de otros, o
    • Para la seguridad del centro penitenciario.
• Investigación.
  • Es posible que compartamos su PHI con investigadores cuando su estudio de investigación clínica haya sido aprobado y cuando existan ciertas medidas de seguridad para garantizar que se mantenga la privacidad y protección de su PHI. 

Usos y divulgaciones que requieren su permiso

Debemos obtener su permiso por escrito para utilizar o compartir su PHI, con excepciones limitadas, por las siguientes razones: 

• Venta de PHI.
  • Pediremos su permiso antes de vender su información a otra persona. 

• Marketing.
  • Si queremos usar su información para venderle productos o servicios. 
• Notas de psicoterapia.
  • Si tenemos notas de sus sesiones de terapia, necesitamos su permiso para compartirlas.

Usted tiene el derecho de revocar su aprobación por escrito en cualquier momento, sin incluir la PHI ya utilizada o compartida basada en esa primera autorización. 

Derechos de las personas

Los siguientes son sus derechos en relación con su PHI. Si desea ejercer cualquiera de los siguientes derechos, contáctenos utilizando la información al final de este aviso. 

• Derecho a solicitar restricciones.
  • Puede solicitarnos que no compartamos su información en ciertas situaciones.
• Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales.
  • Puede solicitarnos que nos comuniquemos con usted de una manera específica, como solo enviar correspondencia a su hogar.
• Derecho a acceder y recibir una copia de su PHI.
  • Puede solicitar ver u obtener una copia de su información de salud. 
• Derecho a corregir su PHI.
  • Si cree que su información es incorrecta, puede solicitarnos que la corrijamos.
• Derecho a recibir un informe de divulgaciones.
  • Puede solicitar una lista de personas o grupos con los que hemos compartido su información.
• Derecho a presentar una queja.
  • Si usted siente que sus derechos de privacidad han sido violados o que hemos violado nuestras propias prácticas de privacidad, puede presentar una queja con nosotros por escrito o por teléfono utilizando la información de contacto al final de este aviso.

Para presentar una queja ante el Secretario de la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. a través de estas opciones:

•    Enviar una carta,

200 Independence Avenue, S.W.,

Washington, D.C. 20201

•    Llamar al 1-800-368-1019 (TTY: 1-866-788-4989), o

•    Visite  www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints. 

NO TOMAREMOS NINGUNA MEDIDA EN SU CONTRA POR PRESENTAR UNA QUEJA.

• Derecho a recibir una copia de este aviso.
  • Puede solicitar una copia de nuestro aviso en cualquier momento utilizando la información de contacto que se encuentra a continuación. Si recibe este aviso de nuestro sitio web o por correo electrónico, se le permite solicitar una copia impresa del aviso. 

Información de contacto 

Si tiene preguntas sobre este aviso, nuestras prácticas de privacidad relacionadas con su PHI, o cómo ejercer sus derechos, contáctenos usando la información que se detalla a continuación:

Iowa Total Care 
Attn: Privacy Official 
1080 Jordan Creek Parkway, Suite 400 South
West Des Moines, IA 50266 
1-833-404-1061 (TTY: 711)